Zakelijk leasen? Vergeet je rittenregistratie niet.

Veel zakelijke rijders houden hun privékilometers bij om bijtelling te voorkomen. Bij 500 privékilometers of minder per kalenderjaar, kan je een ‘Verklaring geen privégebruik auto’ aanvragen en aan je werkgever afgeven. Zo kan bijtelling worden voorkomen.

Het begrip ‘bijtelling’ omschrijft de kosten die door de Belastingdienst worden gerekend voor het privégebruik van een zakelijke leaseauto. Per kalenderjaar worden de eerste 500 kilometers voor het privégebruiken niet belast. Overschrijd je dit aantal, dan krijg je te maken met bijtelling. Het bedrag dat vervolgens betaald dient te worden, wordt berekend aan de hand het bijtellingspercentage. Dit percentage wordt bepaald op basis van drie factoren: 

• De cataloguswaarde van de auto; 
• De hoeveelheid CO2 die de leaseauto uitstoot; 
• De belastingschijf van jouw inkomen.

Met een goede rittenregistratie zorg je er dus voor dat je geen bijtelling hoeft te betalen. Deze administratie op orde houden loont. Het actuele algemene bijtellingspercentage bedraagt 22% van de cataloguswaarde van een CO2-uitstotende auto (dus ook een plug-in hybride). Voor een volledig elektrische auto is de bijtelling in 2023 slechts 16%. Dit percentage geldt tot de aanschafprijs van € 30.000. Voor het deel daarboven geldt het standaard bijtellingstarief van 22%. 

Voldoe als lease rijder aan de regels van de Belastingdienst

De regeling lijkt simpel, maar is dat allerminst. Een foutje is namelijk al snel gemaakt. Zo behoord woon-werkverkeer tot de zakelijke kilometers, máár valt dat ommetje naar de sportvereniging of de supermarkt onder privékilometers. Dit wordt gezien als inkomsten. Als je dit te vaak doet of je houdt het niet goed bij, dan kan het zo maar zijn dat je de 500 kilometers overschrijdt. Dan word je belast. 

Om dit te voorkomen moet je niet alleen de begin- en eindstand van de kilometerteller bijhouden, de ambtenaren van de Belastingdienst willen meer gegevens van je weten. Het lijstje wat je na elke autorit moet invullen is als volgt: 

• Het rit nummer; 
• De datum van de rit; 
• De beginstand kilometerteller; 
• De eindstand kilometerteller; 
• Het beginadres; 
• Het eindadres; 
• De gereden route indien afwijkend van meest gebruikelijke; 
• Het meest belangrijke: of het privé of zakelijk rit betreft.

Administratie bijhouden blijft een vervelende klus. Gelukkig zijn er verschillende mogelijkheden om met zo min mogelijke inspanning deze gegevens te verzamelen. Het is daarbij wel belangrijk dat dit zorgvuldig gebeurd. Zodat het voldoet aan de regels van de Belastingdienst. Lees hier meer over de regels van de Belastingdienst.

Verschillende mogelijkheden om rittenregistratie bij te houden 

Er zijn verschillende mogelijkheden om de gereden kilometers bij te houden zonder dat je er al te veel werk mee hebt. We verklappen al direct dat de eerste twee mogelijkheden het meest bewerkelijk en foutgevoelig zijn. Vooral omdat deze methoden handmatig werk vereisen. 

De rittenregistratie kan schriftelijk of elektronisch worden bijgehouden: 

1. Kilometeradministratie bijhouden in Excel. Inrichting van dit formulier kost veel tijd. 
2. Houd kilometers (handmatig) bij met pen en papier. 
3. Kies voor een automatisch rittenregistratiesysteem op basis van GPS. Dit is voor de Belastingdienst een sluitend bewijs van de rittenregistratie. 

Van de drie besproken mogelijkheden behoort het automatische rittenregistratiesysteem tot het betrouwbaarste. Het systeem maak de minste fouten en vergt weinig tijd van de lease rijder. Waardoor naheffingen eenvoudig kunnen worden voorkomen.

Automatische rittenadministratie is mogelijk door gps tracking 

Met een rittenregistratiesysteem heb je geen omkijken naar je rittenadministratie. Het systeem houdt top basis van gps automatisch al je ritten bij. 

Het werkt zo: je plaatst een kastje met een gps-ontvanger in de OBD-poort van je auto. Je hoeft het kastje enkel in te pluggen en het werkt vervolgens automatisch. Het systeem maakt op de achtergrond een rittenoverzicht van alle gereden ritten. Hierdoor hoef je niet langer te noteren op welke dag en tijd de rit heeft plaatsgevonden en welke kilometerstanden en bestemmingen erbij hoorden.

De voordelen van automatische rittenadministratie op een rij 

Als lease rijder wil je niet dagelijks bezighouden met het handmatig bijhouden van de ritten of kilometers. Dit kost namelijk veel tijd. 

Om naheffingen van de Belastingdienst te voorkomen is het verstandig om te kiezen voor een automatische rittenregistratie. Het systeem neemt je zorgen uit handen en zorgt ervoor dat er een scheiding gemaakt kan worden tussen zakelijke- en privéritten. Dit is belangrijk omdat je als lease rijder maar maximaal 500 privékilometers in het jaar mag rijden. 

Een automatische rittenregistratie heeft de volgende voordelen: 

• Registreert automatisch al de ritten en kilometers 
• Voorkomt boetes en naheffingen van de Belastingdienst 
• Zorgt voor een sluitende administratie 
• Meer controle dankzij uitgebreide rapportages 
• Geschikt voor lease rijders, ZZP, MKB en grootzakelijk 

Benieuwd naar een sluitend rittenregistratiesysteem voor jouw leaseauto? Meer informatie vind je hier.